학원비 수납 관리, 엑셀보다 전용 프로그램이 필수적인 이유
엑셀로 수납 관리를 하면 매년 매출의 5%가 사라집니다. 데이터 유실과 미납 관리의 비효율을 해결하고 학원의 자산을 지키는 방법을 알아봅니다.
학원을 운영하시는 원장님들이 가장 많이 사용하는 도구는 단연 '엑셀'입니다. 익숙하고, 비용이 들지 않으며, 무엇보다 자유롭게 수정할 수 있기 때문입니다. 하지만 아이러니하게도 학원이 성장할수록 가장 큰 경영 위험 요소가 되는 것 또한 엑셀입니다.
많은 원장님이 "아직 시스템을 도입할 규모는 아니다"라고 말씀하시지만, 실제 경영 진단을 해보면 수기 관리로 인한 보이지 않는 손실이 매월 수백만 원에 달하는 경우가 많습니다.
왜 학원비와 행정 관리에 엑셀을 고집하면 안 되는지, 경영학적 관점에서 3가지 결정적 이유를 정리했습니다.
1. 데이터가 사라질 위험이 큽니다.
엑셀 파일은 '중앙화된 시스템'이 아닙니다. 실무자 개인의 PC나 USB, 혹은 구글 드라이브에 여기저기 흩어져서 저장됩니다. 이는 학원의 소중한 자산인 데이터가 시스템이 아닌 개인에게 종속됨을 의미합니다.
상담 실장님이 관리하는 명부와 강사님이 관리하는 출석부가 서로 다른 경우가 빈번합니다. 더 큰 문제는 담당자가 퇴사할 때 발생합니다. 핵심 학생 데이터나 상담 이력이 담긴 엑셀 파일을 삭제하거나 가지고 나갈 경우, 이를 막을 기술적 안전장치가 전무합니다.
반면 온길과 같은 전문 시스템은 모든 데이터가 안전한 서버에 암호화되어 저장되며, 담당자가 변경되어도 학원의 자산은 영구적으로 보존됩니다.
2. 미납 연락, 언제까지 직접 하실 건가요?
학원 운영 현금 흐름의 핵심은 제때 받는 것입니다. 하지만 엑셀은 미납자에게 알아서 연락해주지 않습니다.
매달 말일마다 미납자 명단을 엑셀에서 추려내고, 일일이 문자를 보내는 단순 반복 업무에 행정 인력의 귀한 시간이 소모됩니다. 무엇보다 학부모에게 전화를 걸어 "결제일이 지났습니다"라고 말하는 독촉 업무는 직원들에게 큰 스트레스이며, 학부모와의 관계를 껄끄럽게 만듭니다.
자동화된 시스템은 납부 기일이 도래하면 정중한 알림톡을 시스템이 자동으로 발송합니다. 사람의 개입 없이도 수납율을 높이고, 불필요한 감정 소모를 없앱니다.
3. 학부모가 느끼는 전문성이 다릅니다.
"지난달에 결제했는데요?"라는 학부모의 문의에, 엑셀 파일을 뒤적거리며 "잠시만요, 확인해 보겠습니다"라고 대응하고 계시지는 않나요?
수기 관리의 흔적은 학부모에게 체계적이지 않은 학원이라는 인상을 줍니다. 반면, 시스템을 통해 발송되는 깔끔한 청구서와 자동화된 결제 완료 알림은 학원의 행정 서비스가 체계적으로 관리되고 있다는 신뢰를 줍니다.
단순 수납뿐만 아니라 학생의 출결 현황과 학습 리포트가 시스템을 통해 투명하게 공유될 때, 학부모는 학원의 전문성을 인정하고 장기 등록을 결정하게 됩니다.
결론: 시스템 도입은 비용이 아니라 투자입니다.
엑셀을 버리고 전용 시스템을 도입하는 것은 단순한 편의성 증대가 아닙니다. 그것은 학원의 자산을 개인의 PC에서 시스템으로 옮겨오고, 불필요한 인건비 누수를 막아 순이익을 개선하는 경영 전략입니다.
온길 OMS는 학원의 행정 업무를 90% 이상 자동화하여, 원장님과 선생님이 '행정'이 아닌 '교육'과 '학생'에 온전히 집중할 수 있는 환경을 만들어 드립니다.